وظائف إدارة وسكرتارية في الكويت

وظائف إدارة - سكرتارية في الكويت

الوظائف الإدارية

هناك العديد من الوظائف الإدارية في الشركات والتي تختلف طبيعة عمل موظفيها وذلك حسب المنصب الذي يشغله كل منهم، ومن هذه الوظائف موظف السكرتارية، والمساعد الإداري، وأمين السر، ومدير المكتب وموظفين آخرين، وجميعهم يعملون معاً على إنجاح العملية الإدارية للشركة.

الفرق بين السكرتير والمساعد الإداري

يعمل كلا الموظفين في مساعدة كبار المسؤولين في الشركة، ولكن تتلخص مهام السكرتير بكتابة ونسخ الإملاءات والاجتماعات وتحديد المواعيد وتسجيل المكالمات الهاتفية، حيث تتلخص مهامه بالأمور المكتبية فقط وليس له سلطة باتخاذ أي قرار، وعادة ما يكون السكرتير حاصلاً على شهادة الثانوية أو شهادة دبلوم، وهناك الكثيرون ممن يبحثون عن إعلانات مطلوب سكرتيرة . أما المساعد الإداري فلديه سلطة أكبر باتخاذ بعض القرارات ولديه أيضاً مسؤوليات أكبر من مسؤوليات السكرتير، وعادة ما يكون حاصلاً على شهادة جامعية.

المؤهلات المطلوبة للعاملين بالإدارة

هناك عدد من المؤهلات التي يجب توفرها في الأشخاص الذين يعملون بالوظائف الإدارية المساندة، والتي لا ترتبط بدرجة التعليم، وهذه المؤهلات تتلخص بالآتي:

• معرفة الموظف بأساسيات الكمبيوتر وتطبيقاته المختلفة وخاصة المتعلقة بطبيعة العمل.

• القدرة على أداء المهمات المتعددة بدقة وسرعة.

• امتلاك قدرة كبيرة على الحوار والتواصل مع الناس.

• القدرة على العمل ضمن فريق.

• القدرة على العمل بإتقان تحت الضغط.

مهام العاملين بقسم السكرتارية

• متابعة البريد اليومي الصادر، وإرسال البريد الصادر لأصحابه عندما يكون جاهزاً.

• استقبال العملاء وتنظيم المواعيد ضمن جدول محدد سواء داخل الشركة أو خارجها.

• إعداد جميع التقارير الخاصة بالعمل ضمن وقت محدد.

• ترتيب المستندات والملفات وتنظيمها حسب مواضيعها.

• استقبال جميع المراسلات الصوتية والكتابية والورقية وترتيبها وإيصالها إلى المدير.

• التواصل مع جميع الأقسام الأخرى للتأكد من سير العمل.

• ترتيب مواعيد المدير وتنظيم رحلاته وحجوزات الفنادق الخاصة به.

الوظائف الإدارية في الكويت

هناك الكثير من الشركات في الكويت والتي عادة ما تنشر إعلانات مختلفة، كإعلانات مطلوب موظفات ويتم تحديد نوع الوظيفة المطلوبة، بالإضافة إلى تحديد المؤهلات المطلوبة وعدد سنوات الخبرة وأمور أخرى، حيث يتواصل الباحث عن عمل مع صاحب الإعلان وتحديد موعد للمقابلة، والتي من خلالها يتم اختبار مقدم الطلب والنظر في سيرته الذاتية وتحديد صلاحيته للعمل أم لا، وفي حال اجتياز المقابلة يتم تحديد الراتب وصلاحيات العمل وطبيعة ومكان العمل وتفاصيل أخرى.

مواقع إلكترونية للوظائف في الكويت

بسبب ارتفاع عدد المتعلمين والحاصلين على الشهادات فقد زاد البحث عن الوظائف، وقد كانت الطرق التقليدية الأكثر رواجاً هي الإعلان عن طريق الصحف، ومع التقدم التكنولوجي تم إنشاء العديد من المواقع الإلكترونية للإعلان عن الوظائف، والتي يمكن تصفحها بكل سهولة وإيجاد الأنسب من بينها وبما يتناسب مع مؤهلات الباحثين، وعادة ما يتم البحث عن وظائف الكويت اليوم للحصول على أفضل وأحدث الإعلانات، ومن أشهر المواقع الإلكترونية للوظائف في الكويت موقع السوق المفتوح؛ وهو أحد المواقع التي تقدم إعلانات مبوبة في قسم (وظائف) والتي يتم تقسيمها إلى عدة أقسام من ضمنها قسم الوظائف الإدارية، والتي يضم العديد من الإعلانات من الشركات التي تطلب موظفين إداريين بشروط معينة، بالإضافة إلى طريقة الاتصال والتواصل بين الطرفين.